A la hora de mandar correos electrónicos, es importante saber que la información que se encuentra en estos es confidencial, lo que significa que solo los dos extremos están en derecho a utilizarla. Tanto el remitente como el destinatario (o los destinatarios) están en el compromiso de hacer valer esta confidencialidad. Y para garantizar la integridad de la misma está la Ley de Orgánica de Protección de Datos, o LOPD, aunque de forma general se omite la palabra Orgánica y se le conoce como Ley de Protección de Datos.
En caso de querer resolver algún asunto correspondiente con la Ley de Protección de Datos de manera legal, la asesoría ofrecida en Abogados de Madrid puede brindar la ayuda necesaria. Mientras tanto, en esta entrada se estará hablando acerca de cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos por cuenta propia.
¿Qué es la Ley de Protección de Datos?
La Ley de Protección de Datos no es más que una normativa que tiene como objetivo regular de manera justa la información compartida por medios electrónicos de correo, de modo que las personas no pierdan sus derechos sobre todos aquellos datos personales, y también establecer un uso y tratamiento de los mismos.
En pocas palabras, la Ley de Protección de Datos busca proteger la información personal de los individuos para que no sea utilizada de manera desconocida.
¿Qué información entra en la protección de datos?
La protección de datos cubre toda aquella información que permita identificar a las personas, clientes, consumidores o usuarios. En pocas palabras, se habla acerca de los datos personales en cualquiera de sus formatos (ya sea en audios, imágenes, fotografías o textos).
- Dentro de la protección de datos no se cubre a aquella información que no se puede relacionar con ninguna persona; es decir, la información anónima y la información específica de algún objeto, mercancía o asunto no cae dentro de la protección de datos porque no permite identificar a nadie.
- La información que sí es considerada como datos personales es aquella que inmediatamente identifica a las personas, como su edad, fotos de perfil, números de identificación, información sobre el estado de salud o preferencias políticas o creencias religiosas. Hay otros datos que son personales, como lo es el nombre y la misma dirección de correo electrónico, pero estos son los que tienen menos importancia en la protección de datos.
La razón de esto es que muchas veces estos son utilizados como avatares, como sobrenombres o abreviaciones de la información verdadera.
¿Quiénes están en la responsabilidad de cumplir con la Ley de Protección de Datos?
La Ley de Protección de Datos debe ser cumplida por todas aquellas partes u organizaciones que manejen información y datos personales de otros. Esto incluye a todas las empresas, sean grandes, medianas o pequeñas, a las tiendas con servicios online, a los trabajadores independientes que manejen presupuestos directos con clientes o consultas vía correo electrónico, a comercios electrónicos, a proveedores de mercancía y servicio y demás.
Debe ser mencionado que la Ley de Protección de Datos también puede ser aplicada a negocios, consultas y transacciones físicas en papel, no solo en correos electrónicos.
¿Cómo se debe cumplir la Ley de Protección de Datos?
Es de máxima importancia saber lo mucho que vale la información personal: esta información es propia de personas reales, les pertenece, y su uso indebido puede resultar catastrófico porque pueden verse envueltas en asuntos en los que nunca se metieron intencionalmente. Entonces, ¿cómo se debe cumplir la Ley de Protección de Datos?
Informar a los usuarios (información y consentimiento)
Lo primero que se debe hacer es asegurarse que todas las personas, individuos o usuarios sepan que su información está siendo procesada de manera confiable y segura. Esto no solo asegura la confianza, sino que también ofrece un aval de consentimiento para hacer uso de esos datos.
Lo segundo es que los datos deben entrar a los sistemas de manera temporal. Estos datos, al no pertenecerles a las empresas, deben ser almacenados en ficheros predeterminados con la condición de ser desechados eventualmente. Cada página web y cada correo electrónico debe informar a los individuos que los datos personales están siendo recolectados con una finalidad u objetivo específico. Esto les ofrece la opción a los usuarios de continuar o no.
Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
La Ley de Protección de Datos debe ser aplicada siempre, pero algún ente debe regular la información recolectada por cada uno de los ficheros de los servidores. Este ente es la Agencia Española de Protección de Datos, o AEDP por sus siglas.
La Agencia Española de Protección de Datos debe mantener un control del tipo de datos que están siendo recolectados. Como se dijo más arriba, la Ley de Protección de Datos cubre la información compartida entre remitente y destinatario, por lo que la AEPD no puede acceder a la información personal. Sus sistemas analizan los tipos de datos, no los datos individuales per sé.
Protocolos de seguridad
Para cumplir con la Ley de Protección de Datos de manera correcta, es importante tener los protocolos de seguridad para proteger el tipo de información que se recolecta.
La información que mayor seguridad debe tener son los historiales de salud, ideologías políticas, creencias religiosas, números bancarios, y demás. Aquellos datos que caen de último en el nivel de seguridad son los nombres y apellidos junto con las direcciones de correos electrónicos.
No cumplir con la Ley de Protección de Datos puede generar unas multas o sanciones de un valor bastante alto, aunque esto va a depender del tipo de falta que se haya cometido. Siempre es recomendado estar al día con las actualizaciones de los ficheros de información, con las medidas y procedimientos reglamentarios, y también es muy importante hacer un chequeo constante de estos parámetros.
La Ley de Protección de Datos es beneficiosa tanto para las empresas como para los usuarios, pero para notar sus frutos el trabajo debe ser hecho de ambas partes; las personas deben estar al tanto del destino de su información, y las empresas deben garantizar la intimidad e integridad de dichos datos.