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¿Cómo poner en el correo la protección de datos?

En plena era digital, la identidad propia de las personas sigue siendo lo más importante que estas tienen en el mundo 2.0, incluso cuando los perfiles de redes sociales dan la información y muestran el contenido que los usuarios quieren mostrar con su identificación.

¿Cómo poner en el correo la protección de datos?

La base de la identidad de las personas en Internet es el correo electrónico, ya que esta es la dirección donde se concentran o acumulan los registros de información y datos de los mismos. Y esto no solo pasa con las personas, sino también con las empresas; su dirección de correo electrónico principal acumula la información confidencial de sus operaciones y de sus clientes o consumidores.

Mantener los datos seguros es muy importante, es por esto que en esta entrada de Abogados de Madrid se estará hablando acerca de la protección de datos en el correo electrónico y de cómo aplicarla para cada servidor de correo.

¿Qué es la protección de datos?

Hace unos dos años en España, en 2018, se implementó la normativa conocida como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), aunque de forma general solo se le llama Ley Orgánica de Protección de Datos. Lo que establece esta ley, en pocas palabras, es la manera en que las empresas deben procesar la información de cada una de las personas, sean trabajadores o sean clientes, y también contiene los derechos con los que estos cuentan.

Ya que las empresas son los conglomerados, o la parte grande del intercambio de información, son quienes deben aplicar las leyes de protección de datos. La razón de esto es que los usuarios puedan estar seguros de que su información está siendo procesada de forma confiable, segura y que sus datos serán utilizados con integridad y profesionalismo.

Y para que esto ocurra, las empresas deben dar a conocer su intención con la información personal; este es uno de los puntos más importante de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Todas las empresas deben informar cuando los datos de las personas estén siendo analizados y la razón de esto.

¿Cómo poner en el correo la protección de datos?

Poner la protección de datos en el correo: Paso a paso

Para mantener la confianza con su público, con sus consumidores, las empresas deben incluir un pequeño mensaje, conocido como aviso legal de Ley de Protección de Datos, en todos sus correos electrónicos que informe a las personas sobre la actividad y el estado de la información.

Estos avisos legales de Ley de Protección de Datos deben cumplir con tres marcadores:

  1. El primero es garantizar que la información compartida en los correos es confidencial. Solo el remitente y el destinatario pueden hacer uso de dicha información.
  2. El segundo es incluir una advertencia que libre a la empresa de cualquier responsabilidad en caso de que los archivos compartidos en el correo contengan algún tipo de virus o malware.
  3. El tercero y último es hacer saber al destinatario que el mal uso de la información y los datos del correo puede traer repercusiones legales.

Protección de datos en Gmail

Para que el aviso legal de LOPD aparezca en cada uno de los correos enviados desde Gmail se debe hacer lo siguiente:

  1. En la bandeja principal de Gmail se encuentra el icono de Configuración. Al hacer clic allí, se abrirá un pequeño menú, en el cual se debe seleccionar la opción Configuración.
  2. La sección de Configuración está bastante saturada. En el apartado General se debe buscar la sección Firma que aparece más abajo en la página, casi al llegar al final.
  3. Cada empresa tiene la libertad de escoger el formato que quiera para el aviso de LOPD. Este aviso debe ser introducido en la caja de texto de la Firma.
  4. Ya al final de la página, se encuentra la opción de Guardar cambios.

A partir de ese momento, cada correo electrónico saliente se enviará con el aviso de LOPD como Firma.

Protección de datos en Hotmail

El aviso legal para la protección de datos en Hotmail se debe poner de la siguiente manera:

  1. En la página de la bandeja de entrada de Hotmail, en la parte superior derecha de la misma, se encuentra el ícono de Configuración, justo al lado de la fotografía de perfil.
  2. Luego de hacer clic en el ícono, se desplegará un menú corto. En ese menú, se debe seleccionar la opción Opciones.
  3. Una vez se abra la página de Opciones, hay que buscar la parte de Escribir correo electrónico para hacer clic en Formato, fuente y firma.
  4. Lo siguiente sería escribir en la caja de texto el aviso de LOPD, escogiendo el formato que la empresa desee.
  5. Para guardar los cambios realizados a la firma, es necesario hacer clic en Guardar.

Protección de datos en Outlook (Microsoft)

Aunque los pasos son muy similares que en Hotmail, el hecho de ser plataformas diferentes hace que hayan diferencias notorias.

  1. Lo primero que se debe hacer es dar clic en Herramientas, que aparece en la pantalla o bandeja principal.
  2. De aquí se desplegará un menú de opciones. Hacer clic en ..
  3. Para acceder a la parte de cambios en los correos, se debe dar clic en Formato de correo.
  4. La opción de Firmas hará que se abra una ventana donde estará la opción de cambiar la Firma de correo electrónico. Hacer clic en Nueva permitirá que se cree desde cero, con un nombre que la identifique.
  5. El aviso de Ley Orgánica de Protección de Datos se puede ingresar con el formato que se desee.
  6. Finalmente, se debe Aceptar los cambios para luego cerrar Outlook y volverlo a abrir, de modo que los nuevos correos contengan la firma de manera predeterminada.

Protección de datos en Yahoo!

El procedimiento es el mismo que se ha repetido, solo que ahora es adaptado a la interfaz de Yahoo!

  1. Una vez dentro de la cuenta de correo de Yahoo!, se debe hacer clic en el icono de Configuración.
  2. De manera inmediata se va a abrir una ventana emergente, en la cual hay que hacer clic en su opción de Escribiendo mensaje.
  3. Dentro de esa opción, en Firma, se puede modificar el mensaje que saldrá en la parte inferior de cada correo.
  4. Luego de que el aviso de LOPD sea ingresado, hacer clic en

Para que sea cumplido en toda la empresa y en cada uno de los correos salientes de la misma, el equipo de IT debe asegurarse de realizar estos cambios en cada uno de los ordenadores o computadoras de las empresas. Inclusive, si en algún momento se utiliza un ordenador personal para mandar un correo que represente a la empresa, este correo también deberá salir con la misma configuración del aviso de Ley Orgánica de Protección de Datos para cumplir con la normativa.